Kelem.ai
Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 26 april 2026 · AVG — Verordening (EU) 2016/679
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Lifeora SRL (KBO 0843.008.489) — Rue Lieutenant Liedel 44, 1070 Anderlecht, België.
DPO-contact: onze contactpagina
Kelem.ai treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die nodig zijn voor het beheer van het klantaccount (identificatie, facturering, beveiliging). Voor de gegevens die in het kader van de dienst worden verwerkt (oproepen ontvangen namens de zakelijke klant), treedt Kelem.ai op als verwerker; de modaliteiten zijn beschreven in de Verwerkersovereenkomst (DPA).
2. Verzamelde gegevens
In het kader van de dienstverlening verzamelen wij de volgende categorieën gegevens:
| Categorie | Betrokken gegevens |
|---|---|
| Identificatie | Naam, voornaam, e-mail, telefoonnummer, beroep, naam van het agentschap of bedrijf. |
| Configuratie | Instellingen van de agent, openingstijden, FAQ, aangeboden diensten, gepersonaliseerde instructies, vakscripts. |
| Gespreksgegevens | Audio-opname, AI-gegenereerde teksttranscriptie, gestructureerde samenvattingen, duur, telefoonnummer van de beller, datum en tijd. |
| Betaling | Uitsluitend beheerd door Stripe — wij bewaren geen bankgegevens; uitsluitend een Stripe-klant-ID en de factuurgeschiedenis. |
| Technisch | IP-adres, verbindingslogs, type browser, sessiegegevens. |
3. Doeleinden en rechtsgronden
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Levering en werking van de dienst | Uitvoering van het contract (art. 6.1.b AVG) |
| Beheer van het account en het abonnement | Uitvoering van het contract |
| Verzenden van oproepmeldingen en samenvattingen | Uitvoering van het contract |
| Facturering en betalingsbeheer | Uitvoering van het contract / Wettelijke verplichting |
| Verbetering van de servicekwaliteit | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) |
| Commerciële communicatie | Gerechtvaardigd belang / Toestemming indien vereist |
| Wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) |
4. Bewaartermijn
- Accountgegevens : duur van het abonnement, daarna verwijdering binnen 30 dagen na sluiting van het account.
- Transcripties en gesprekssamenvattingen : automatisch verwijderd na 12 maanden. Een automatische opruiming wordt dagelijks uitgevoerd.
- Contacten en bellersgegevens : bewaard gedurende de duur van het actieve abonnement, verwijderd met het account.
- Audio-opnames : automatisch verwijderd na 90 dagen.
- Factureringsgegevens : 7 jaar vanaf de factuur (Belgische boekhoudkundige verplichting).
- Technische gegevens (logs) : maximaal 12 maanden.
5. Hosting en beveiliging
De accountgegevens, transcripties en samenvattingen geproduceerd door Kelem.ai worden gehost op servers in Europa (Vercel — Frankfurt, Railway — EU). Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging.
Deze maatregelen omvatten met name: versleuteling van gevoelige gegevens in rust (AES-256-GCM), versleutelde verbindingen (TLS 1.2+), rolgebaseerde toegangsbeperking, toegangslogging, tenantisolatie, versleutelde back-ups en regelmatige beveiligingstests.
6. Subverwerkers en AVG-garanties
Kelem.ai doet een beroep op technische dienstverleners (verwerkers in de zin van de AVG) om de dienst te leveren. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst (DPA) gesloten die hen verplicht de gegevens uitsluitend te verwerken op instructie van Kelem.ai en passende beveiligingsmaatregelen te treffen.
| Verwerker | Rol | Locatie |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Frontendhosting | EU (Frankfurt) |
| Railway Corp. | Backendhosting & database | EU |
| Twilio Inc. | Telefonie | EU & VS (SCC) |
| ElevenLabs Inc. | Spraaksynthese en transcriptie — Zero Retention | VS (SCC + Zero Retention) |
| Anthropic PBC | Taalmodel (LLM) | VS (SCC) |
| Stripe Inc. | Betaling | EU & VS (SCC) |
| Resend Inc. | Transactionele e-mail | VS (SCC) |
De actuele lijst van onze belangrijkste subverwerkers is op verzoek beschikbaar via onze contactpagina.
7. Doorgiften buiten de EU
Bepaalde subverwerkers die betrokken zijn bij de dienstverlening — met name voor realtime spraakverwerking en het LLM — zijn gevestigd buiten de Europese Unie. Deze doorgiften vallen onder de modelcontractbepalingen (SCC) aangenomen door de Europese Commissie, overeenkomstig artikel 46 AVG.
8. Uw rechten
Conform de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage : een kopie van uw verwerkte gegevens verkrijgen.
- Recht op rectificatie : onjuiste of onvolledige gegevens corrigeren.
- Recht op verwijdering : verwijdering van uw gegevens verkrijgen (onder voorbehoud van wettelijke verplichtingen).
- Recht op beperking : verwerking in bepaalde gevallen beperken.
- Recht op overdraagbaarheid : uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen.
- Recht van bezwaar : bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.
Om uw rechten uit te oefenen, neem contact op via onze contactpagina. Wij verbinden ons ertoe binnen maximaal één maand te antwoorden.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) — Rue de la Presse 35, 1000 Brussel (online formulier).
9. Cookies
Het Platform gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke cookies voor zijn werking (authenticatie, voorkeuren, sessiebeveiliging). Er worden geen advertentiecookies of trackers van derden gebruikt. Onze Plausible-analytics is anoniem en cookieloos. Details: Cookiebeleid.
10. Wijzigingen
Elke substantiële wijziging van dit beleid wordt per e-mail en/of via een informatiebanner op het Platform meegedeeld. De geldende versie is die welke op kelem.ai is gepubliceerd.