Kelem.ai
Verwerkersovereenkomst (DPA)
Laatst bijgewerkt: 26 april 2026 · AVG — Verordening (EU) 2016/679, artikel 28
Deze Verwerkersovereenkomst ("DPA") maakt integraal deel uit van de Algemene voorwaarden gesloten tussen Lifeora SRL en de klant ("Klant"). Het wordt van kracht zodra het account wordt aangemaakt of de dienst voor het eerst wordt gebruikt.
1. Partijen
- Verwerkingsverantwoordelijke : de zakelijke Klant die Kelem.ai gebruikt om de telefoongesprekken van zijn eigen klanten of prospects te verwerken.
- Verwerker : Lifeora SRL (KBO 0843.008.489), Rue Lieutenant Liedel 44, 1070 Anderlecht, België.
2. Voorwerp van de verwerking
Lifeora SRL verwerkt persoonsgegevens namens de Klant met als enig doel het leveren van de Kelem.ai-dienst: ontvangst en behandeling van inkomende telefoongesprekken door een AI-spraakagent, transcriptie, vakmatige kwalificatie, afspraakplanning, generatie van gestructureerde samenvattingen en levering aan de Klant via e-mail en dashboard.
3. Aard, duur en doel
De verwerking gebeurt continu gedurende de gehele duur van het abonnement van de Klant. Zij eindigt bij opzegging. De verwerkte gegevens worden binnen maximaal 30 dagen na opzegging aan de Klant teruggegeven of verwijderd, behoudens afzonderlijke wettelijke bewaarplicht (bv. boekhouding).
4. Categorieën van gegevens en personen
| Categorie | Betrokken gegevens |
|---|---|
| Identificatie | Naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres wanneer dit door de beller wordt opgegeven. |
| Spraakinhoud | Audio-opname, automatisch gegenereerde teksttranscriptie, gestructureerde samenvatting, metadata (duur, tijdstempel, reden). |
| Vakgebied | Voor vastgoedagenten: vastgoedreferentie, vermeld budget, zoekgebied, bezichtigingstijdstippen. Verschilt per branche. |
| Technisch | IP-adres van de beller indien relevant (fraudebeheer), technische logs. |
Betrokkenen : bellers van de door de Klant geconfigureerde lijnen (eindklanten, prospects, huurders, kandidaten, enz.).
5. Verplichtingen van de Klant
- Beschikken over een geldige rechtsgrondslag (artikel 6 AVG) voor de via Kelem.ai uitgevoerde verwerking en zo nodig de toestemming van de bellers verkrijgen.
- Zijn bellers informeren overeenkomstig de artikelen 13 en 14 AVG, met name via het welkomstbericht van de spraakagent dat aankondigt dat het gesprek wordt opgenomen en verwerkt.
- De aan de verwerker gegeven instructies documenteren via de configuratie van de agent (FAQ, vragenbereik, scripts) en zijn eigen verwerkingsregister bijhouden.
6. Verplichtingen van de verwerker
- De gegevens uitsluitend verwerken op gedocumenteerde instructie van de Klant (instellingen van de agent, FAQ, omvang).
- Waarborgen dat de personen die bevoegd zijn om de gegevens te verwerken aan een geheimhoudingsplicht zijn gebonden.
- Passende technische en organisatorische maatregelen treffen: versleuteling in rust (AES-256-GCM) en in transit (TLS 1.2+), rolgebaseerde toegangscontrole, toegangslogboeken, versleutelde back-ups, tenantisolatie.
- De Klant bijstaan bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (artikel 15-22 AVG) en bij het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA) indien relevant.
- Elke datalek aan de Klant melden binnen maximaal 72 uur na kennisname, met de nuttige informatie om hem in staat te stellen aan zijn verplichtingen jegens zijn toezichthouder te voldoen.
- Bij beëindiging van de verwerking de gegevens teruggeven of verwijderen overeenkomstig artikel 3 hierboven.
7. Subverwerkers
De Klant machtigt Lifeora SRL om gebruik te maken van de in het Privacybeleid vermelde subverwerkers. Elke wijziging van deze lijst wordt per e-mail aan de Klant meegedeeld met een redelijke kennisgevingstermijn waardoor hij bezwaar kan maken; bij onopgelost bezwaar kan de Klant het abonnement kosteloos opzeggen.
8. Doorgiften buiten de EU
De gegevens worden hoofdzakelijk binnen de Europese Economische Ruimte opgeslagen en verwerkt. Bepaalde technische subverwerkers (met name voor realtime spraakverwerking en LLM) opereren vanuit de Verenigde Staten. Deze doorgiften vallen onder de modelcontractbepalingen (SCC) aangenomen door de Europese Commissie (artikel 46 AVG), aangevuld met effectbeoordelingen van doorgiften (TIA) waar relevant.
9. Audits
Lifeora SRL stelt op redelijk verzoek aan de Klant de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van de verplichtingen van deze DPA aan te tonen, en staat documentaire of on-site audits toe met een opzegtermijn van 30 dagen, onder gezamenlijk overeengekomen en vertrouwelijke voorwaarden.
10. Duur en beëindiging
Deze DPA is van toepassing vanaf de aanvaarding van de Algemene voorwaarden en blijft van kracht zolang er een actief abonnement bestaat tussen de Klant en Lifeora SRL. Beëindiging van de Algemene voorwaarden brengt de beëindiging van deze DPA met zich mee, onverminderd voortbestaande wettelijke verplichtingen.
11. Toepasselijk recht en rechtspraak
Deze DPA wordt beheerst door het Belgisch recht. Elk geschil wordt voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van Brussel.