Kelem.ai
Accord de traitement des données (DPA)
Dernière mise à jour : 26 avril 2026 · RGPD — Règlement (UE) 2016/679, article 28
Le présent Accord de traitement des données (« DPA ») fait partie intégrante des Conditions générales d'utilisation conclues entre Lifeora SRL et le client (le « Client »). Il prend effet dès la création du compte ou la première utilisation du service.
1. Parties
- Responsable du traitement : le Client professionnel utilisant Kelem.ai pour traiter les appels téléphoniques de ses propres clients ou prospects.
- Sous-traitant : Lifeora SRL (BCE 0843.008.489), Rue Lieutenant Liedel 44, 1070 Anderlecht, Belgique.
2. Objet du traitement
Lifeora SRL traite les données personnelles pour le compte du Client dans le seul but de fournir le service Kelem.ai : réception et prise en charge d'appels téléphoniques entrants par un agent vocal IA, transcription, qualification métier, prise de rendez-vous, génération de résumés structurés, et restitution au Client par email et tableau de bord.
3. Nature, durée et finalité
Le traitement est effectué de façon continue pendant toute la durée de l'abonnement du Client. Il cesse à la résiliation. Les données traitées sont restituées au Client ou supprimées dans un délai maximum de 30 jours après résiliation, sauf obligation légale de conservation distincte (ex. comptable).
4. Catégories de données et de personnes
| Catégorie | Données concernées |
|---|---|
| Identification | Nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email lorsque communiquée par l’appelant. |
| Contenu vocal | Enregistrement audio, transcription textuelle générée automatiquement, résumé structuré, métadonnées (durée, horodatage, motif). |
| Métier | Pour les agents immobilier : référence du bien, budget évoqué, zone de recherche, créneaux de visite. Variable selon le métier. |
| Techniques | Adresse IP de l'appelant lorsque pertinente (gestion fraude), logs techniques. |
Personnes concernées : appelants des lignes configurées par le Client (clients finaux, prospects, locataires, candidats, etc.).
5. Obligations du Client
- Disposer d'une base légale valide (article 6 RGPD) pour le traitement opéré via Kelem.ai et, si nécessaire, recueillir le consentement des appelants.
- Informer ses appelants conformément aux articles 13 et 14 RGPD, notamment via le message d'accueil de l'agent vocal qui annonce que l'appel est enregistré et traité.
- Documenter les instructions transmises au sous-traitant via la configuration de l'agent (FAQ, périmètre des questions, scripts) et tenir à jour son propre registre des traitements.
6. Obligations du sous-traitant
- Traiter les données uniquement sur instruction documentée du Client (paramètres de l'agent, FAQ, périmètre).
- Garantir que les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité.
- Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement au repos (AES-256-GCM) et en transit (TLS 1.2+), contrôle d'accès par rôle, journalisation des accès, sauvegardes chiffrées, isolation par tenant.
- Assister le Client dans la réponse aux demandes des personnes concernées (articles 15 à 22 RGPD) ainsi que dans la réalisation des analyses d’impact (AIPD) lorsque pertinent.
- Notifier toute violation de données au Client dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance, en fournissant les informations utiles pour qu’il puisse remplir ses obligations vis-à-vis de son autorité de contrôle.
- À l'issue du traitement, restituer ou supprimer les données conformément à l'article 3 ci-dessus.
7. Sous-traitants ultérieurs
Le Client autorise Lifeora SRL à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés dans la Politique de confidentialité. Toute évolution de cette liste est notifiée au Client par email avec un préavis raisonnable lui permettant de s'opposer ; en cas d'opposition non résolue, le Client peut résilier l'abonnement sans frais.
8. Transferts hors UE
Les données sont stockées et traitées principalement au sein de l'Espace économique européen. Certains sous-traitants techniques (notamment pour le traitement vocal en temps réel et le LLM) opèrent depuis les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types (CCT) adoptées par la Commission européenne (article 46 RGPD), complétées d'analyses d'impact des transferts (TIA) lorsque pertinent.
9. Audits
Lifeora SRL met à disposition du Client, sur demande raisonnable, les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations énoncées dans le présent DPA, et autorise des audits documentaires ou sur site moyennant un préavis de 30 jours, dans des conditions définies d'un commun accord et confidentielles.
10. Durée et résiliation
Le présent DPA est applicable à compter de l'acceptation des Conditions générales et reste en vigueur tant qu'un abonnement actif existe entre le Client et Lifeora SRL. Toute résiliation des Conditions générales emporte la fin du présent DPA, sans préjudice des obligations légales survivantes.
11. Droit applicable et juridiction
Le présent DPA est régi par le droit belge. Tout litige sera soumis aux tribunaux compétents de Bruxelles.